>>> E-séminaires / E-events
Evolution ou révolution ?
Réduction des coûts de déplacements, conscience écologique collective grandissante,
utilisation de l’image comme mode de communication… Autant de facteurs qui expliquent qu’aujourd’hui les entreprises se tournent vers des solutions télématiques
pour leurs séminaires, conférences ou événements. Décryptage du phénomène avec Be
Mice !
Par Aurélien Barbin
À première vue, on a du mal à y croire ; vous êtes dans une salle de réunion à Paris avec, assis
en face de vous votre collaborateur américain, à votre droite un manager sud-africain et à
votre gauche une équipe technique mexicaine… Pourtant vous êtes seul dans la pièce ! Les
autres sont comme vous, installés dans une salle de téléprésence, chacun dans leur pays
respectif. Il s’agit là d’une visioconférence améliorée. Ce qu’elle offre en plus d’une
visioconférence classique ? Une image haute définition, un son limpide et surtout des
intervenants en taille réelle. Vous avez la sensation d'être réellement en présence de vos
interlocuteurs. Bienvenue dans le monde de la “réunion physique virtualisée “ !
On connaissait déjà les Conf-Call (conférence téléphonique à plusieurs), il faut désormais
compter avec les e-séminaires, e-conférences et plus récemment les e-events qui se
développent à vitesse grand V. Pour Olivier de Lavalette, Directeur Général Regus Europe du
Sud : « En 2009, les réservations de nos salles de visioconférence et de téléprésence ont
augmenté de 22% au niveau mondial ». Plusieurs éléments expliquent l’engouement des
entreprises pour ces solutions télématiques modernes. D’abord, la visioconférence et la
téléprésence permettent de communiquer sans se déplacer, ce qui répond à la volonté des
entreprises, particulièrement en temps de crise, de réduire leurs frais de déplacement. Selon
un récent rapport réalisé par AT&T et le Carbon Disclosure Project (société d’audit
américaine), ces nouvelles technologies devraient permettre aux entreprises américaines et
anglo-saxonnes de réaliser plus de 15 milliards d’euros d’économie dans la prochaine
décennie. L’étude* affirme qu’une entreprise d’un milliard de dollars de revenus annuels qui
installerait quatre salles de téléprésence dans ses bureaux pourrait supprimer près de 900
voyages d’affaires pendant la première année d’utilisation, avec un retour sur investissement
complet en une quinzaine de mois !
Ensuite, nous assistons à l’émergence d’une conscience écologique collective qui pousse les
entreprises à limiter leurs déplacements, aériens notamment, avec pour objectif une réduction
significative des émissions de CO2. Le même rapport parle d’une réduction de 5,5 millions de
tonnes de carbone en dix ans. Enfin, d’une façon plus générale, la société moderne privilégie
l’image comme mode de communication. Une conversation téléphonique ne remplace pas une
rencontre physique, mais la téléprésence, elle, a cette ambition.
Du virtuel au presque-physique
Il y a quelques années encore, la visioconférence était peu utilisée en raison du faible débit
des lignes de communication, des difficultés de codage et de compression des données, mais
aussi, du coût très élevé des équipements. Le XXI siècle aura permis de franchir, en partie,
ces obstacles technologiques. Communiquer à plusieurs, sans être sur le même site et sans se
déplacer, voilà comment un séminaire devient e-séminaire au même titre qu’une conférence
devient e-conférence. Visioconférence et téléprésence permettent une communication
multidirectionnelle où chacun des participants peut interagir et communiquer en temps réel.
L’image facilite nettement cette interactivité dans un contexte de questions-réponses ou de
présentation live de documents (échanges de données, d’applications, de powerpoint, vidéos...
le tout avec sensation d’être à proximité directe de son interlocuteur quel que soit son pays de
connexion). Les e-conférences et e-séminaires étant enregistrés, ils peuvent être visualisés en
différé sur un site web.
Il existe néanmoins quelques inconvénients. Premièrement, la synchronisation de la
communication. En effet, les participants doivent être disponibles au même moment à l’instar
d’une communication en "présentiel", le décallage horaire pouvant constituer un blocage
rédhibitoire. Deuxièmement, le prix. La téléprésence reste chère. Pour la location
d’équipement, comptez entre 150 et 350 euros de l’heure suivant l’opérateur et la dimension
de la salle. Les prix pour l’achat de matériel varie de 1000 à 150 000 € (Cf. notre encadré cidessous
“les équipements de visioconférence”).
L’e-event en plein développement
Certaines entreprises investissent depuis une dizaine d’années dans la dématérialisation
d’événements. Prenons l’exemple du SATAÉ (Salon virtuel du Tourisme d'Affaires et de
l'Evénementiel), qui s’est déroulé en janvier 2010 et a généré, selon son organisateur, plus de
31 000 visites pour 24 000 visiteurs uniques. Dans un palais des congrès virtuellement
reconstruit, le "Dynacoce", les visiteurs vont à la rencontre d’exposants. Comme dans un
salon traditionnel, ils se déplacent de stand en stand. Une fois enregistrés à l’accueil, les
visiteurs peuvent rechercher les exposants qui les intéressent via un moteur de recherche ou
sur un plan en 3D. Grâce à leur badge, les visiteurs et les exposants peuvent entrer
directement en contact par webcam, audioconférence, chat, e-mail ou téléphone. Ils échangent
alors des informations via des fichiers PDF, vidéos ou audios. Cet événement virtuel comporte
aussi d’autres similitudes avec le réel, telles que des conférences ou des animations présentées
sur une vraie-fausse scène où des conférenciers évoquent des thèmatiques liées au tourisme
d’affaires et à l'événementiel. Les principaux acteurs du secteur participent à des interviews
diffusées sur un plateau TV virtuel. A noter également, un espace recomposé permettant la
diffusion de shows prestataires.
Les équipements de visioconférence
Il existe principalement trois catégories d'équipements de visioconférence accessibles dans
des fourchettes de prix variables. Les kits de visioconférence personnels sur PC. Comptez
environ 1000 € pour ce type de matériel. Ces kits sont plus adaptés à des utilisations
individuelles. Ils offrent néanmoins des fonctionnalités de travail coopératif avec le partage
d'applications et de fichiers, mais leurs fonctions audiovisuelles restent assez limitées. Plus
coûteux, les "meubles" de visioconférence. Il s'agit d'unités amovibles constituées d'un
assemblage de matériel dédié à l'image et au son : caméras, micros, télévision, etc. Comptez 5
à 10 000 €. Ce type d’équipement est particulièrement adapté aux petits groupes, jusqu'à
vingt personnes. Enfin, les studios de visioconférence ou de téléprésence. Ils intègrent des
équipements de type télévisuel et nécessitent la présence de personnel technique. Leur prix
avoisine les 150 000 €. Ces outils sont plus particulièrement recommandés pour des
opérations de grande envergure. Des entreprises spécialisées telles que Regus proposent la
location de salles équipées en technologies dernier cri.
Olivier de Lavalette
Vice Président – Directeur Général Regus EMEA South
INTERVIEW >>>
Claude Delannay
Directeur d’ABC Salles et du SATAÉ
Be Mice / En quoi le SATAÉ se démarque-t-il d’un salon traditionnel ?
Claude Delannay / Le SATAÉ se démarque des autres salons de par sa virtualisation. En effet
ABC Salles a choisi un palais des congrès virtuel : Le Dynacoce (Dynamic Congress Center).
Ses innovations technologiques et son aspect esthétique nous ont permis de restituer la qualité
relationnelle et l’accessibilité à l’information propore à un salon classique, tout en offrant aux
exposants les avantages de la virtualisation : réduction des coûts concernant l’aménagement
de son stand, réduction des coûts de déplacements, éviter les contraintes logistiques et
permettre à l’exposant de continuer son activité pendant toute la durée du salon.
Be Mice / Pourquoi un exposant doit-il miser sur un tel événement ?
Claude Delannay / Les exposants peuvent exposer quelle que soit leur localisation
géographique et bien entendu rencontrer des visiteurs au-delà des frontières physiques. C’est
également participer activement à une réduction d’émissions carboniques. Nous savons qu’un
stand physique de 20 m2 génère en moyenne une tonne de CO2 en 3 jours d’exposition. Ce
chiffre est nul avec le SATAÉ. Nous proposons aux visiteurs de rencontrer des exposants qui,
structurellement ou économiquement, n’étaient pas en mesure de participer à un salon
physique. Nous proposons également, pour la prochaine édition, une trentaine de modèles de
stands au choix, tous équipés d’écrans plasma (nombre de vidéos illimité), de présentoirs à
documents (en nombre illimité) et de supports d’affiches. Le Dynacoce offrira aussi
l’avantage de faire participer un nombre illimité de commerciaux sur chaque stand.
Be Mice / Pour ses utilisateurs-exposants, ce salon virtuel nécessite-t-il une veille
permanente ?
Claude Delannay / Il ne s’agit en aucun cas de mobiliser l’ensemble de son personnel, figé
derrière un ordinateur. Nous mettons à la disposition de chaque membre de l’équipe
exposante, un widget alertant chacun d’eux de la venue d’un visiteur sur leur stand. En un
seul clic, le widget conduit le personnel de l’exposant directement sur le stand.
Be Mice / Cette solution ne se fait-elle pas aux dépends des rapports humains ?
Claude Delannay / Notre salon virtuel n’a pas pour vocation de remplacer les habitudes
comportementales et sociologiques des individus. Au contraire, par la démultiplication des
contacts et la qualification de ces derniers, nous pensons améliorer la relation finale
symbolisée par la chaleureuse poignée de main. Par exemple, des avatars entièrement
personnalisables permettront à chaque exposant de se rapprocher le plus possible du réel, et
par conséquent d’être fidèle à l’image de l’entreprise représentée. Le potentiel d’échange par
webcam, audioconférence et tchat devrait participer pleinement à cette “humanisation” en
passant de la simple quête d’information à l’acte commercial ou l’acte d’achat. Pour 2500
euros HT, et pour une période d’un an, vous posséderez donc un outil de communication
dernière génération.
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