Avant toute négociation, le prix affiché pour les professionnels de lʼorganisation est généralement moins élevé que pour les particuliers, grâce notamment aux packages que proposent certains groupes et à la réservation attendue dʼun plus grand nombre de chambres. Cependant, cela ne doit pas empêcher lʼorganisateur dʼaller plus loin. Les axes classiques de négociation sont le prix et les services associés, mais cela peut également porter sur des sujets plus délicats comme la récupération de TVA pour les organisateurs étrangers.

Concernant le prix, les hôteliers sont souvent réticents à aller trop loin dans les réductions. Pour des questions de marge financière bien sûr, mais aussi pour ne pas “casser” le marché. En effet, il est tentant dʼafficher publiquement des prix volontairement bas en période de crise, mais cela nʼest pas souhaitable à long terme lorsquʼil sʼagira de remettre les prix à leur niveau normal. A lʼimage des soldes dans les magasins, il ne faut pas trop habituer les clients à payer moins chers, sous peine de ne pas réussir à vendre en période normale. Toutefois, cela ne veut pas dire que la réduction du prix est impossible, mais simplement quʼelle ne sera pas diffusée publiquement et sera forcément limitée.

Concernant les services associés, les solutions sont variées et multiplient les possibilités de négociation. Par exemple, une activité incentive originale, des services de bien être au sein de lʼhôtel, des solutions de transport, un accueil personnalisé, des cadeaux, la restauration, etc. Pour lʼhôtelier comme pour lʼorganisateur, il est possible de jouer sur tous ces paramètres et bien dʼautres de façons à optimiser la qualité de lʼévénement. Pour lʼorganisateur, cʼest le moyen de grignoter des détails quʼil nʼaurait pas inclus lui même et ainsi satisfaire ses participants. Pour lʼhôtelier, ce sont autant dʼarguments pour ne pas avoir à baisser le prix affiché. Bien que cela ne soit pas gratuit, ces services sont plus rentables quʼune baisse de prix car ils sont opérés en interne ou sous-traités avec des partenaires. Ils maintiennent également le niveau de prix pour le long terme.

Au-delà des critères de négociation, lʼautre facteur déterminant est le contexte. La négociation est extrêmement sensible à la période et au lieu de lʼévénement. Un organisateur ne sera évidemment pas en position de force pour organiser un événement en période de salon au coeur dʼune grande ville. Autant que possible, il devra choisir les lieux moins chargés et les périodes intermédiaires pour réussir à faire aboutir la négociation. Néanmoins, la solution peut être de mettre les hôteliers sous la pression de la concurrence en préparant plusieurs dossiers auprès de différents groupes. Cʼest une façon efficace pour faire baisser les prix et obtenir de meilleures conditions.